Los modos disponibles
| Modo | Requisito | Cómo funciona |
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| Sin sistema de reservas | Gratis | La opción por defecto. No hay un flujo de reservas general: los clientes ven el anuncio, pero no pueden reservar plaza online. |
| Reserva online | Gratis | Los clientes reservan plaza por su cuenta. Lo que tiene precio lo pagan, y la plaza queda reservada en cuanto el pago se completa. Para eso necesitas una forma de cobrar: una conexión de pagos aprobada para las tarjetas o, con una suscripción activa, un método fuera de la plataforma que el cliente pueda elegir al pagar (efectivo, tarjeta en el centro, o Bizum o transferencia bancaria con tus datos rellenados). La participación gratuita (un evento gratuito, voluntariado, una clase gratuita) se reserva sin pago y sin forma de cobro; sin una forma de cobro, todo lo que tiene precio muestra «Enviar un mensaje». |
| Solicitud de participación | Premium | Los clientes envían una solicitud estructurada sin pagar. Tú la apruebas y acordáis el pago fuera de la plataforma. |
De forma general eliges uno de estos tres. Variarlo por anuncio o por grupo no es una opción general: eso se configura dentro del propio anuncio (Premium).
Sin sistema de reservas, la página del anuncio no muestra política de cancelación ni formas de pago de la reserva: ahí nada se cancela ni se paga a través de la plataforma. Aparecen en cuanto el anuncio acepta reservas (online o por solicitud de participación). Las condiciones de participación de una acción de voluntariado, que escribes en el propio anuncio, se muestran siempre, igual que el «Pago en el centro» que indicas en tu perfil, porque describe tu centro, no la reserva.
El asistente de creación sigue la misma regla: un anuncio que nadie reserva a través de la plataforma no tiene ni paso «Reservas y pagos» ni paso «Políticas y seguridad»: no hay flujo que elegir, aquí no se paga nada y no se puede cancelar nada. Los precios se mantienen: el cliente sigue queriendo saber cuánto cuesta.
También puedes pausar las reservas sin cambiar nada más: el anuncio sigue visible y los mensajes siguen funcionando; simplemente no completa ninguna reserva a través de la plataforma (con tarjeta, fuera de la plataforma o gratuita) hasta que vuelvas a activarlas.
Puedes guardar la reserva online sin una forma de cobrar: entonces solo la participación gratuita se reserva online, y su tarjeta en «Ajustes de reservas» lo indica. En los anuncios con precio, los clientes te envían un mensaje hasta que conectes Stripe o, con una suscripción activa, un método fuera de la plataforma.
En el plan Gratis solo se aplica el ajuste general: si el ajuste general es de Premium (una solicitud de participación), funciona como «Sin sistema de reservas» y se ignoran las elecciones por anuncio o por grupo. El ajuste no se pierde: vuelve a Premium y regresa tal como lo dejaste.
Ajustes adicionales
Pedir un teléfono y un correo se aplica a los dos modos. Solo la solicitud de participación añade:
- acuse de recibo automático (no es una aceptación ni una reserva),
- en cuánto tiempo respondes («En cuánto tiempo respondes»), de 1 a 168 horas: se muestra en tu perfil como «Suele responder en menos de…»; nada obliga a cumplirlo,
- tu propio formulario de solicitud («Tu formulario de solicitud»).
El formulario de solicitud empieza siendo uno sencillo predeterminado: siempre se piden el nombre, el email / teléfono y una nota para ti; «Para quién es», «Número de personas», «Solicitud de grupo / empresa» y «Fecha y hora preferidas» (solo en las actividades) se pueden desactivar uno a uno. Debajo añades hasta 12 preguntas propias (texto corto o largo, elegir una opción, elegir una o varias, número, fecha, sí / no), cada una con su texto en español, una versión en inglés y un texto de ayuda, los dos opcionales, y un interruptor «Respuesta obligatoria». La vista previa de debajo muestra el formulario tal como lo ve el cliente. Es una función de Premium: si bajas de plan, un formulario guardado se queda como está y todavía se puede quitar.
Ese es el formulario de toda la cuenta. Un anuncio que necesita otras preguntas tiene el suyo en el asistente de creación, en el paso «Reservas y pagos», tarjeta «Formulario de solicitud de este anuncio» → «Un formulario distinto para este anuncio» (empieza como copia del formulario de la cuenta). «Usar el formulario de mi cuenta» vuelve al de la cuenta. El formulario de una actividad cubre todos sus grupos.
Las respuestas llegan con la solicitud: debajo de la solicitud en «Ventas y solicitudes», en los detalles de la solicitud desde el calendario, en el correo de nueva solicitud y en el «Asistente de oportunidades». Conservan el texto que vio el cliente, así que editar el formulario más tarde nunca cambia las solicitudes antiguas. El cliente ve sus respuestas junto a la solicitud, en su propia cuenta.
Las reservas online se cobran completas. No hay un porcentaje de anticipo que configurar.
Con las opciones por anuncio, cada anuncio o grupo puede tener su propio enfoque: reserva online, solicitud de participación o sin sistema de reservas. Los grupos nuevos siguen el ajuste general, así que, si quieres otra cosa, configúrala expresamente en ese grupo. Si tu cuenta todavía tiene un antiguo ajuste general de tipo híbrido, los grupos que lo siguen funcionan como reserva online: elige expresamente lo que quieres.
«Cada persona gestiona sus clases»
La misma pestaña tiene el interruptor «Cada persona gestiona sus clases». Empieza desactivado: tú programas las clases de sus bonos desde el calendario. Actívalo y las personas de tu lista reservan, cambian y cancelan por su cuenta las clases de sus bonos, desde su propia cuenta.
Solo afecta a las actividades, y solo a las personas que ya están en tu lista: las que añadiste tú y las que llegaron por la plataforma y añadiste con «Añadir a tu lista». No cambia nada de la venta o la entrega de bonos, ni de los eventos y las excursiones, donde la plaza es la propia compra.
También se aplica sin sistema de reservas: un bono liquidado es un acceso privado a su anuncio, así que quien lo tiene puede reservar una clase con los usos de su bono aunque el público no pueda reservar nada desde tu página. Este interruptor es lo único que lo decide.
Nunca cierra la reserva pública: una clase que alguien paga en tu página (una clase suelta, una clase de última hora o una participación gratuita) se reserva como siempre, por cualquiera, también por las personas de tu lista. Desactivado, solo frena las clases que se reservan, cambian o cancelan con los usos de un bono, o las que reservaste tú: al cliente se le dice entonces que los horarios de las clases de su bono los acuerda contigo.
«Disponibilidad»: cómo de lleno está un grupo
Sin sistema de reservas nadie cuenta las plazas, y por eso la tarjeta «Disponibilidad» pregunta cómo de lleno está: «Disponibilidad normal» (no se muestra nada), «Poca disponibilidad» o «Sin disponibilidad». Es lo que tú declaras, no un recuento, y puedes cambiarlo cuando quieras.
En una actividad se pregunta por grupo, dentro de «Disponibilidad», en «Cuántas personas»; en un anuncio con fechas se pregunta una sola vez, al final de su paso de fechas. No hace falta volver a abrir el asistente para cambiarlo: en «Anuncios», abre los grupos de una actividad y cámbialo en el propio grupo; se guarda al momento, por sí solo.
En la página pública se muestra como un distintivo en cada grupo y una línea debajo de «Enviar un mensaje» para todo el anuncio; «Sin disponibilidad» solo cuando es cierto en todos los grupos.
Cuando un grupo acepta reservas online, la plataforma cuenta las plazas, así que no se ofrece «Poca disponibilidad». «Sin disponibilidad» se mantiene y cierra el grupo: no acepta reservas nuevas y los clientes no pueden pasar una plaza a él, mientras que las reservas ya hechas se mantienen, la lista de espera sigue funcionando y tú todavía puedes añadir a alguien a mano. El cliente lee «Este grupo no admite nuevas reservas. Envía un mensaje al proveedor.» Lo mismo vale para un alquiler de espacio. Un grupo con solicitudes de participación o «Bajo consulta» no pregunta nada: no hay plaza que cerrar ni recuento que corregir.
Reservas en tu propia web (Premium Plus)
Si ya aceptas reservas en tu propia web, pones el enlace en el paso «Reservas y pagos», entre las opciones de reserva (solo se ofrece a un anuncio que acepta reservas), y entonces todos los botones de reserva de su página abren esa web en una pestaña nueva. Las fechas, los precios y la capacidad pasan a ser opcionales: añádelos solo si quieres que se muestren. Los mensajes de los clientes siguen llegando aquí.
Un anuncio así no muestra la política de cancelación de HobbyDetective ni formas de pago, y su asistente no tiene ninguno de los dos pasos de reservas y de políticas: la reserva se hace en otro sitio, con tus propias condiciones. El enlace tiene que ser una dirección completa (https://…) y la función es de Premium Plus; si tu plan deja de incluirla, el enlace se conserva, las reservas vuelven a HobbyDetective y el enlace regresa cuando vuelve Premium Plus.
